Како сопственици на мали бизниси, имаме неограничена листа со обврски кои мораме да ги завршуваме секојдневно. Тоа подразбира се, од: привлекување на клиенти и одење на состаноци, објавување на содржини на социјални мрежи, испорака на бараниот производ/услуга на клиентите, набавки, мотивација на вработени (вклучувајќи и обуки на нововработените), едукација и следење на најновите трендови во индустријата во која работиме, па дури и време за грижа за себе (не е најмалку битно и покрај тоа што го ставив на крај, баш напротив).

Во целата оваа креативна “збрка” особено е значајно да одделиме време за да го следиме прогресот на нашиот бизнис. И не, под ова не мислам дека вие треба секојдневно да работите на некои сложени финансиски модели за кои е потребно серозно финансиско предзнаење, туку да одделите по половина час на почеток на секој месец за да видите како напредувате, односно дали ги постигнувате зацртаните цели.  

Тука ќе одделам 8 извештаи кои е значајно да ги изработувате и да ги следите. Со тоа што покрај секој извештај ќе ја наведам временската динамика кога би требало да ги подготвувате. Реалноста е дека немате потреба секој месец да трошите време на сите извештаи, туку само на оние извештаи кои ќе ви донесат вредност во процесот на одлучување.

1. Биланс на успех

Намена: Билансот на успех е преглед на сите приходи и трошоци на компанијата во даден временски период. Ќе ни покаже дали за предметниот месец компанијата е во добивка или загуба.

Клучни компоненти: приходи, трошоци, бруто добивка, оперативна добивка, нето добивка

Важност: Ќе ви помогне веднаш да идентификувате области каде што трошоците треба да се оптимизираат или дали е потребно да поработите на зголемување на приходите за да може да ги постигнете посакуваните добивки.

Динамика на подготовка: еднаш месечно

2. Биланс на состојба

Намена: Билансот на состојба е слика на финансиската позиција на компанијата на дефиниран датум односно дава приказ на средствата, обврските и капиталот на компанијата.

Клучни компоненти: Средства (тековни и нетековни), Обврски (тековни и долгорочни) и акционерски капитал.

Важност: Обезбедува информации во однос на стабилноста, ликвидноста и капиталната структура на компанијата со што им помага на сопствениците да ја видат вредноста на својата компанија и можноста да ги исполнуваат тековните финансиски обврски.

Динамика на подготовка: еднаш до два пати годишно

Напомена: Имајте во предвид дека за подготовка на овој извештај треба да имате основно финансиско предзнаење

3. Готовински текови

Намена: Ги следи тековите на готовина во и надвор од компанијата  за даден временски период делејќи ги во 3 категории: оперативни, финансиски и инвестициски готовински тек.

Клучни компоненти: Оперативен готовински тек, Инвестициски готовински кеш, Финансиски готовински тек и нето промена во готовината

Важност: Основен особено ако се земе во предвид дека готовината е крвтокот на секоја компанија. Овој извештај покажува дали ќе имате доволно готовина за да ги намирите тековните трошоци, плати и да инвестирате во развој на компанијата.

Динамика на подготовка: секој месец

4. Извештај за старосна структура на побарувања

Намена: Да ви ги покаже сите доспеани излезни фактури кои сеуште не се наплатени, како и колку дена доцни наплатата.

Клучни компоненти: Име на клиент, износ на фактура, датум на доспевање и категорија (доцнење до 30 дена, до 60 дена, до 90 дена и над 90 дена)

Важност: Многу е значајно да знаете дали фактурите ги наплаќате во периодот на доспевање за да можете адекватно да управување со готовинскиот тек. Исто така, битно е да знаете како се движите со наплатата, односно дали треба да пратите маилови со потсетување и да преземете мерки за поефикасна наплата

Динамика на подготовка: еднаш квартално

5. Извештај за старосна структура на обврски

Намена: Да ви ги покаже сите доспеани влезни фактури кои сеуште ги немате платено, како и колку дена доцните со плаќањето.

Клучни компоненти: Име на клиент, износ на фактура, датум на доспевање и категорија (доцнење до 30 дена, до 60 дена, до 90 дена и над 90 дена)

Важност: Многу е значајно да знаете дали фактурите ги плаќате во периодот на доспевање за да можете адекватно да управување со готовинскиот тек. Исто така, битно е дали имате усогласеност помеѓу плаќањето на влезните фактури и наплатата на излезните фактури.

Динамика на подготовка: еднаш квартално

6. Извештај за буџет во однос на реализација

Намена: Овој извештај има за цел да спореди дали ги остварувате зацртаните цели односно дали имате направено реален план во однос на приходите и трошоците за тековната година

Клучни компоненти: буџетирани износи, реализирани износи и разлики (и дали овие разлики се поволни или неповолни)

Важност: Им овозможува на сопствениците на мали бизниси да увидат колку ги остваруваат финансиските цели, да ги прилагодат стратегиите ако е потребно и да се управува со расположливите ресурси адекватно.

 Динамика на подготовка: еднаш квартално

7. Извештај за продажба

Намена: Извештајот за продажба дава информација во однос на остварените приходи и типот на продаден производ/услуга за даден временски период.

Клучни компоненти: вкупни продажби, продажба по производ/услуга, продажба по регион

Важност: дава информација во однос на тоа кој производ е bestseller, дали продажбата во даден временски период расте или опаѓа и дава основа за прилагодување на продажните стратегии за да се оствари најдобар резултат во даден временски период

Динамика на подготовка: еднаш месечно

8. Финансиски проекции

Намена: Проценка за финансискиот резултат и готовинските текови за годината која следи, односно проекција на очекуваните приходи и трошоци согласно на моменталната состојба, како и очекувањата на менаџментот

Клучни компоненти: проекција на приходи, проекција на трошоци, проекција на готовински тек

Важност: Помага во процесот на стратешко планирање, обезбедување на адекватно финансирање и поставување на долгорочни бизнис цели.

Динамика на подготовка: еднаш годишно

Напомена: Во делот на финансиски проекции откако ќе ги изработите, препорачливо е да ги погледне некој експерт во областа за да може да ви даде корисни насоки и трикови и да види колку истите се реални затоа што овие проекции ви се основа да правите споредба на план со реализација.

Колку и да изгледа се ова комплицирано и можеби губење време, неопходно е за да може да го следите развојот на компанијата со која управувате. На крај на денот, половина час месечно не е ништо, а може буквално да го спаси Вашиот професионален живот. Не ја потценувајте моќта на финансиската анализа затоа што многу често ќе Ви отвори нови перспективи и ќе Ве поттикне на размислување.